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Brexit: What's new for posted employees moving between France and the UK?
Martine DERDEVET et Vincent de GRAAUW • 22 avril 2022
A little more than a year after the effective exit of the United Kingdom from the EU, which has become a third country, here is a little reminder of the situation.
Schematically, two types of coordination rules apply and coexist depending on when they were implemented:
A. Professional mobility in progress before 1 January 2021.
In terms of social protection (under the "Withdrawal Agreement (1) ") :
As the transitional period ended on the 31 of December 2021, employees in international professional mobility benefit from the continuation of the European social security regulations (2) on the condition that they continue to be "without interruption" in a situation that began before the end of the transitional period (3) . Their A1 posting certificates remain valid until their expiry date if their situation is unchanged.
In terms of social law:
Any British employee posted to France before January,1rst of 2021 may continue to be posted until the date of the end of the assignment. This posting (which may have started before or during the transitional period) is carried out in compliance with French national law, i.e. administrative formalities (SIPSI prior to work notifications), labour law and applicable collective agreements (the so-called "core set” of rules).
The review of the contractual scheme (e.g. posting agreement between the two companies, the home and the host company, employment contract, secondment assignment letter) must allow for the updating of certain contractual clauses to take account of Brexit.
In terms of immigration:
British nationals had to apply for a residence permit bearing the mention "Agreement on the Withdrawal of the United Kingdom from the European Union (4) " on a website specially dedicated to the submission of such applications. This website has been closed since October 4th, 2021. Only the module relating to the submission of additional documents that may be requested by the prefectures investigating departments is still accessible.
Since October 5th 2021, persons still eligible for the withdrawal agreement must contact the Prefectures (French administration in charge of the files) to submit their applications. The following are concerned:
• British people reaching the age of majority
• family members arriving in France
• British nationals who were unable to apply previously for legitimate reasons (health reasons, force majeure, etc.)
B. Professional mobility from 1 January 2021.
Although the Brexit has put an end to the "free movement of workers", certain principles remain.
In terms of social protection ( Under the Trade and Cooperation Agreement (5) ):
To determine the applicable legislation, the withdrawal agreement is still based on the "unicity" principle (6) , but it comes out weaker, with some coordination of social benefits missing. (e.g. family allowances and long-term care benefits, limited export of unemployment and disability benefits if the person is no longer covered by EU regulations).
Thus, these posted employees, covered by the Withdrawal Agreement, must have an A1 posting certificate, with a validity date, in principle for a 24-month duration. If you are an employer, since January 2022, you must use the online service (ILASS - Instruction de la Législation Applicable à la Sécurité Sociale) of the Centre National de Gestion (CNG) of International Mobility, which allows you to automate the instruction and issuance of the A1 form for your employee on mobility abroad.
This provision would not apply to seconded employees whose activity is carried out in two or more countries (pluri-activity).
It should also be noted that the requirement of a minimum period of affiliation to the scheme of the sending State of 1 month prior to a secondment does not appear in the texts linking the EU and the United Kingdom.
In terms of social law:
British employees posted to France (before, during or after the end of the transition period) are subject to French legislation on the posting of workers, in particular administrative formalities such as posting declarations, labour law, as well as the applicable collective agreements (known as the " core set of rules ") are applicable to them beyond the transition period.
Before any posting, it is also important to ensure that the contractual framework (e.g. posting agreement between the home and host companies, employment contract, posting work contract addendum) is in conformity with British and French law.
In terms of immigration:
British nationals are required to hold a residence permit from 1 January 2022. After this date, people who have not received their residence permit will be able to continue to reside legally in France and benefit from the rights attached to their status (residence, work, social rights) as long as they are able to present the registration certificate for the submission of their application for a residence permit online or a receipt for the application for a residence permit issued by the prefecture in the context of the withdrawal agreement.
On the other hand, British nationals who are not covered by the Withdrawal Agreement (i.e. if they do not have a family relationship with a British national already established in France on 1 January 2021) and who wish to settle in France after 1 January 2021 are subject to the provisions of ordinary law: they must apply for a long-stay visa from the French consular services in the United Kingdom, which will enable them to obtain a residence permit from the prefecture.
For employees posted to France under the international service provision scheme: not only are they subject to the visa rules (exemption for stays of less than 90 days, but a long-stay visa is required for assignments of more than 90 days), but they must first request a work permit from the French Work authorities (DREETS). Indeed, the exemption of a short-stay visa is not accompanied by an exemption of a work permit...
You will have understood that complying with social law and social protection law is not enough! It is necessary to ensure that the new measures taken about the right of residence and work permits are respected!
Ultimately, this combination of the different areas of law, social protection, social and immigration law requires a technical assessment of each secondment or expatriation in order to ensure not only that it complies with these two laws, which are liable to administrative and criminal sanctions in the event of infringement, but also to assess the consequences in terms of social benefits for the persons concerned.
Our Experts are at your disposal to help you with your procedures in France and in the United Kingdom.
1. Agreement known as the "Withdrawal Agreement" N°2019/C 384 I/01 of 17/10/2019 on the withdrawal of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland from the EU and the European Atomic Energy Community. These mobile employees benefit from transitional mechanisms that maintain the application of Regulation 883/2004.
2. Regulations (EC) 883/2004 and 987/2008
3. Article 30, Withdrawal Agreement " N°2019/C 384 I/01 of 17/10/2019
4. "Accord de retrait du Royaume-Uni de l’Union Européenne"
5. Trade and Cooperation Agreement of 30 December 2020, provisionally applied from 1 January 2021 and entered into force on 1 May 2021
6. Principle laid down by the European Regulation of 2004 n° 883/2004
TELETRAVAIL A L’INTERNATIONAL : UN « CASSE-TETE » POUR LA GOUVERNANCE DES ENTREPRISES
Il existe une variété d’options disponibles pour les étrangers qui souhaitent s’installer en France, que ce soit dans le cadre d’une visite prolongée, ou pour travailler, étudier ou s’installer à long terme. Le savez-vous? Le système d’immigration français propose plus de 30 catégories de visas disponibles... Face à l’inexorable croissance du travail à distance, les offres de «visa nomade numérique" ( digital nomad visa ) permettant aux employés de travailler pour leur entreprise tout en vivant à l'étranger, suscitent un intérêt grandissant. Existe-t-il un « digital nomad visa" pour la France ? Bien qu’aucune offre spécifique n'ait été encore développée en France, il existe bien une solution ! Le " visa long séjour visiteur" permet au bénéficiaire du visa de vivre en France tout en travaillant à distance pour son entreprise basée à l'étranger. Le statut de "visiteur" permet au salarié de travailler à distance depuis la France, sous réserve que le contrat de travail et les revenus du titulaire du visa demeurent régis par son employeur étranger et soient en dehors du marché du travail français. On attend avec beaucoup d'intérêt de voir comment la France va se position sur ces questions.* Le statut de "visiteur" présente de nombreux avantages ! Le visa "visiteur" est l'un des visas les plus faciles à obtenir en France (il ne nécessite qu'un minimum de preuves de ressources financières et d'assurance médicale privée). Le temps de traitement est beaucoup plus rapide que les autres (généralement 3 semaines maximum) et le taux d'acceptation est élevé ** Après un an de détention de ce statut de visa, le processus de renouvellement permettra également de demander la carte de résidence pour visiteurs. Une fois celle-ci obtenue, le titulaire de la carte, est officiellement intégré dans le système d'immigration français, ce qui lui donne la possibilité de changer de statut d'immigration s'il le souhaite (comme la possibilité d'être embauché par un employeur français ou de devenir entrepreneur en France). Il permet également de demander l'adhésion au système de santé français (dans le cadre de la loi PUMA). Enfin, cette option de visa ouvre la voie à la citoyenneté française qui peut être demandée après 5 ans de résidence continue ! Si cette option est la vôtre n'hésitez pas à nous contacter ! N.B.: Nous nous occupons également des autres aspects associés (sociaux et fiscaux). Voir notes ci-dessous. * Bien que les autorités consulaires et les préfectures locales accordent les visas et la carte de séjour "visiteur ", la Direction Générale du Travail-DGT (Ministère du Travail) n'a pas encore donné de position définitive concernant la définition de "l'accès au marché du travail", qui permet d'utiliser ce visa en cas de "télétravail" en France, tant que la mission ne concerne pas les aspects suivants (dossiers exercés en France, prospection commerciale en France, recherche de nouveaux prospects...). Cela vient également soulever la question des conditions d'exécution du contrat de travail étranger en télétravail depuis la France (application des lois de police ou d'un éventuel "noyau dur" de règles applicables pendant la durée de leur séjour en France: respect d'une rémunération minimale conventionnelle, nombres d'heures travaillées, libertés individuelles...). ** Le Conseil d'Etat, dans sa décision du 7 novembre 2022 laisse désormais aux consulats une très large possibilité d'apprécier la preuve de la "nécessité du séjour" dans le cadre de la procédure "visiteur". La portée de cette décision sur l'utilisation de ce type de visa dans le cadre du télétravail en France est à surveiller dans les prochains mois dans le traitement opérationnel des dossiers.
There are a variety of options available for foreigners wanting to move to France, whether it is for an extended visit, to work, study or settle long term. In fact, the French immigration system has more than 30 categories of visas available. With the growing prevalence of working remotely, there has been an increasing interest in the Digital Nomad Visa program, allowing employees the flexibility to work for their company while living abroad. Is there a Digital Nomad Visa for France? Although this specific program has not yet been developed in France, there is a solution! The “Long Stay Visitor Visa” operates similarly to the Digital Nomad visa in that it allows the visa recipient to live in France while working remotely for their foreign based company. Through the Long Stay Visitor Visa, working remotely from France is allowed provided that the visa holder’s contract and income remain with their foreign employer and separate from the French labor market system. We are waiting with great interest to see how France will position itself on these issues.* * The Long Stay Visitor Visa has many advantages! The Long Stay Visitor Visa has many advantages! It is one of the easiest visas to apply for in France (requiring only a minimum proof of financial resources and private medical insurance) The processing time is much faster than any other (typically 3 weeks max.) and has a high rate of being approved.** After a year of holding this visa status, the renewal process will also allow access to apply for the Visitor Residency Card. Once an applicant receives the Visitor Residency Card they are officially integrated into the French immigration system, granting the ability to change to a different type of immigration status if desired (such as the ability to be hired by a French employer or becoming an entrepreneur in France). It also allows for the application to join the French healthcare system (under PUMA law). Finally, this visa option opens the path to French citizenship which can be requested after 5 years of continuous residence! Is this the visa option you have been looking for? Get in touch! We also take care of the other social and fiscal aspects associated with. (see notes here under). * Although consular autorities and local Prefecture grant the visas and the residence card "visitor", French Direction Generale du Travail-DGT ( General Labour Direction - Ministry of Labour ) did not yet gave its clear position regarding the definition of "labour market access", which allows to use this visa during "telework" in France, as long as the mission does not involve any French aspects ( files affecting France, commercial canvassing in France, search for new prospects... ). This raises the question of the conditions of execution of the foreign telework contract from France (application of police laws or of a possible "hard core" of rules applicable during their stay in France: respect of a conventional minimum remuneration, number of hours worked, individual liberties...). ** The Conseil d'Etat , - highest administrative judicial authority in France- in its decision of 7 November 2022, now gives consulates a very broad possibility to assess the proof of the "necessity of the stay" in the framework of the "visitor" procedure. The impact of this decision on the use of this type of visa in the context of telework in France is to be monitored in the coming months in the operational processing of cases. Translated with www.DeepL.com/Translator (free version)
par Martine Derdevet, Docteure en droit, Présidente fondatrice de MAIAO CONSEIL Vincent de Graauw, Expert en Mobilité Internationale, Fondateur de V2G-Consulting Charlotte Michaud, Avocat associé, Flichy Grangé Avocats Franck Morel, Avocat associé, Flichy Grangé Avocats, ancien conseiller social du Premier ministre Le télétravail occasionnel ou régulier est-il sur le point de supplanter l’organisation traditionnelle du travail et de son management ? En tout cas il la bouscule sérieusement. Si la législation française accorde aux entreprises une marge de manœuvre au regard de la possibilité (postes éligibles, catégorie de salariés) ou de l’opportunité de le mettre en œuvre, il ne s’agit pas pour autant d’un « droit » opposable et automatique octroyé au salarié, le refus de l’employeur a une demande du salarié de télétravailler étant possible mais devant être motivée. En « 2021, 22 % des salariés ont télétravaillé en moyenne chaque semaine ». Mais ce chiffre masque une réalité contrastée. Il doit en effet tenir compte de la profession exercée « un salarié sur deux », et des variations de son taux selon la période concernée « élevée en début d’année », puis en recul « avant de rebondir en fin d’année ». Le télétravail exercé depuis l’étranger fait également l’objet d’un mouvement appréciable, mais plus difficile à appréhender : recouvrant une grande variabilité de situations issues ou accentuées notamment par la crise sanitaire du COVID 19. Il peut néanmoins se distinguer par son caractère « volontaire» ou « contraint ». Lire la suite sur le site du CRAPS
par Martine Derdevet, Docteure en droit, Présidente fondatrice de MAIAO CONSEIL Vincent de Graauw, Expert en Mobilité Internationale, Fondateur de V2G-Consulting Charlotte Michaud, Avocat associé, Flichy Grangé Avocats Franck Morel, Avocat associé, Flichy Grangé Avocats, ancien conseiller social du Premier ministre Le télétravail occasionnel ou régulier est-il sur le point de supplanter l’organisation traditionnelle du travail et de son management ? En tout cas il la bouscule sérieusement. Si la législation française accorde aux entreprises une marge de manœuvre au regard de la possibilité (postes éligibles, catégorie de salariés) ou de l’opportunité de le mettre en œuvre, il ne s’agit pas pour autant d’un « droit » opposable et automatique octroyé au salarié, le refus de l’employeur a une demande du salarié de télétravailler étant possible mais devant être motivée. En « 2021, 22 % des salariés ont télétravaillé en moyenne chaque semaine ». Mais ce chiffre masque une réalité contrastée. Il doit en effet tenir compte de la profession exercée « un salarié sur deux », et des variations de son taux selon la période concernée « élevée en début d’année », puis en recul « avant de rebondir en fin d’année ». Le télétravail exercé depuis l’étranger fait également l’objet d’un mouvement appréciable, mais plus difficile à appréhender : recouvrant une grande variabilité de situations issues ou accentuées notamment par la crise sanitaire du COVID 19. Il peut néanmoins se distinguer par son caractère « volontaire» ou « contraint ». Lire la suite sur le site du CRAP S
Financial solidarity: beware of superficial controls! In a judgment of 2 June 2022 (1), the Court of Cassation (highest judicial instance in France) - dealing with companies hosting employees on their premises under a service provision contract - clarifies its position on the implementation of the financial solidarity mechanism (2) by the french URSSAF (social security contributions administration). A company ("principal") challenged the decision of the Court of Appeal deciding on the application by URSSAF of this mechanism against it. According to the principal, the fact that its co-contractor had provided it with documents (3) proving the regularity of the latter's situation, particularly in terms of social security contributions, was proof of compliance with its obligation of vigilance. The principal considers that this exempted him from the mechanism of financial solidarity for the payment of social security contributions due by his co-contractor. Following the argument put forward by URSSAF, the Court of Appeal, while taking note of the submission of the documents, nevertheless considered that the principal did not comply with his duty of vigilance and did not retain a presumption of verification: The principal "cannot be satisfied with a superficial check by having documents sent to him that constitute purely formal precautions". The documents presented by the contractor showed "obvious discrepancies between the reality of the number of staff employed and the orders placed", clearly indicating that the wage bill was not in line with the work carried out. In its June decision, the Court of Cassation agreed with the Court, considering that the principal cannot rely on the presumption of verification by producing ostensibly erroneous documents, when the host company could easily detect, or at least suspect, a concealed work mechanism by checking the documents. It had already ruled out this presumption in the event of a discrepancy between the name of the company, as indicated on the documents submitted, and the identity of the co-contractor(4). A decision that also concerns international mobility and people posted to France under an international service provision agreement This decision will undoubtedly have a significant impact on the effectiveness of the fight against undeclared work because it requires the principal to carry out "effective" checks which, if not carried out, will engage his responsibility and trigger his financial solidarity . This is the principle of co-responsibility of the host company in the mechanism of posting of employees. The scope of application of financial solidarity and the possibilities of recovery by social protection bodies from the principal is therefore vast. The control bodies will not hesitate to use this case law to bring the said co-responsibility into play and claim the contributions due by the employer from the host companies. For the record, the collection agencies may - under the control of the judge - claim from the principal the social security contributions and fees owed by his co-contractor. But this new assessment by the Court of Cassation will allow them to do so even if the principal has been given the documents mentioned in Article D.8222-5 of the French Labour Code. The verification of the documents transmitted by the co-contractor in the context of an international service provision is therefore essential. Contact our experts in order to take stock of your obligation of vigilance, both at national and international level! [1] Cour de cassation n° 20-21988 du 2 juin 2022 [1] Article L 8222-2 du code du travail [1] Article D.8222-5 du code du travail [1] 2ème Civ., 11 juillet 2013, n°12-21.554
Solidarité financière : attention aux contrôles superficiels ! La Cour de Cassation, dans un arrêt du 2 juin 2022 [1] - ayant trait aux entreprises accueillant des salariés dans leurs locaux en vertu d’un contrat de prestation de services – précise sa position sur la mise en œuvre par l’Urssaf du mécanisme de la solidarité financière [2] . Une entreprise (« donneur d’ordre ») contestait en effet l’arrêt de la Cour d’appel décidant de l’application par l’Urssaf de ce mécanisme à son encontre. En effet, selon le donneur d’ordre, le fait de s’être fait remettre par son cocontractant les documents [3] justifiant de la régularité de la situation de ce dernier, notamment en matière cotisations et contributions sociale, attestait du respect de son obligation de vigilance. Ceci l’exonérant du mécanisme de la solidarité financière pour le paiement des cotisations et contributions sociales dues par son cocontractant. En suivant l’argumentaire avancé par l’Urssaf, la cour d’appel, tout en prenant acte de la remise des documents, a néanmoins considéré que le donneur d’ordre ne satisfaisait pas à son devoir de vigilance et n’a pas retenu de présomption de vérification : Le donneur d’ordre « ne peut se contenter d’un contrôle superficiel en se faisant communiquer des documents constitutifs de précaution purement formelles » Les documents présentés par le contractant montraient « d’évidentes discordances entre la réalité des effectifs employés et des commandes passées », laissant entrevoir clairement que la masse salariale était en inadéquation avec les travaux réalisés. Dans sa décision de juin, la Cour de cassation donne raison à la Cour, considérant que le donneur d’ordre ne peut pas se prévaloir de la présomption de vérification par la production de documents ostensiblement erronés, alors que l’entreprise d’accueil pouvait facilement détecter, tout du moins suspecter, un mécanisme de travail dissimulé en vérifiant les documents. Elle avait déjà écarté cette présomption en cas de discordance entre la dénomination de la société, désignée sur les documents remis, et l'identité du cocontractant [4] . Une décision qui concerne aussi les mobilités internationales et les détachés en vertu d’une prestation de service internationale Cette décision aura sans doute un impact important sur l’efficacité de la lutte contre le travail dissimulé car elle exige de la part du donneur d’ordre des vérifications « effectives » qui, à défaut, engagent sa responsabilité et déclenche sa solidarité financière. C’est le principe de co-responsabilité de l’entreprise d’accueil dans le mécanisme du détachement de salariés. Le champ d’application de la solidarité financière et les possibilités de recouvrement des organismes de protection sociale auprès du donneur d’ordre est donc vaste. Les organes de contrôles n’hésiteront pas à utiliser cette jurisprudence afin de faire jouer ladite co-responsabilité et réclamer aux entreprises d’accueil les cotisations dues par l’employeur. Pour mémoire, les organismes de recouvrement peuvent -sous le contrôle du juge- réclamer au donneur d’ordre les cotisations et contributions sociales dues par son co-contractant. Mais cette nouvelle appréciation par la Cour de cassation permettra de le faire même si le donneur d’ordre s’est fait remettre les documents mentionnés à l’article D.8222-5 du code du travail. La vérification des pièces transmises par son co-contractant dans le cadre d’une prestation de services internationale et donc primordial. Contactez vite nos experts afin de faire le point sur votre obligation de vigilance, au niveau national comme un niveau international !! [1] Cour de cassation n° 20-21988 du 2 juin 2022 [2] Article L 8222-2 du code du travail [3] Article D.8222-5 du code du travail [4] 2ème Civ., 11 juillet 2013, n°12-21.554
Whats new on the social dumping front?
Any employee posted to France benefits from equal treatment based on a "core set" of French labour law provisions, including specifically the minimum remuneration to be paid during the stay (1). This remuneration is declared via the Prior to Work Notification (PWN) on the French Labour Ministry's SIPSI website - often referred to as "SIPSI notification" or "SIPSI declaration" (2) . This compulsory declaration in the context of the transnational posting of employees (3) includes a heading " gross hourly rate of pay applied during the posting (€) " which the employer or his representative (if the SIPSI declaration has been entrusted to a third party) must indicate on each posting notification. How to define this " gross hourly rate"? To put an end to several preconceived ideas, "no", the French minimum remuneration, known as “SMIC”, and not even the standard 35-hour working week calculation methods are applicable references for determining this famous rate! It is indeed much more complex than that! Here we explain everything! How is this remuneration calculated? Does the Collective Agreement have a role to play in determining remuneration? Is there a link with the working time modality? The answer must be given in several stages: 1) Determining the French collective agreement (CBA) applicable to posted employees Even if the employment contract of employees posted to France is not in principle governed by French labour law, certain legislative, regulatory, administrative, or contractual provisions of French labour law are applicable to them to provide them with a minimum level of protection. These are the provisions of the extended collective agreements (4) , which correspond to the activity of the posted employee within the framework of his service in France (5) . Thus, the activity of the posted employee in France may be different from the one declared by the employer to adhere to a collective agreement in his country of origin... With several hundred existing collective agreements in France, the exercise of determining the applicable CBA is therefore at first sight relatively perilous: has the foreign company already been registered in France? does it have an NAF code (6) that could be linked to a CBA? All this coupled with the question of the branch of activity (7) ? This is a real headache for the employer - and for the host company in the context of its obligation of due diligence . Indicating the French minimum legal remuneration (SMIC) hourly rate on the SIPSI declaration could lead, in the event of an inspection, to a recalculation of salaries and overtime surcharges and trigger the host company's co-responsibility for the sums to be paid. Indeed, the host company cannot ignore its obligation of due diligence and its duty of care in the context of posting, i.e. to ensure that its co-contractor has fulfilled its own obligations: While this obligation does not require the principal to carry out a thorough check of all the data entered in the SIPSI declaration, a host company that receives without reacting a posting declaration that is manifestly incomplete or erroneous in aspects that it cannot ignore, could be penalised for failure to comply with its obligation of due diligence... under the risk of being held liable under financial solidarity (8) . Indeed, the total or partial non-payment of the legal or conventional minimum wage of the posted employees exposes the principal (or the project owner) jointly and severally to the payment not only of the wages, but also of the related indemnities and charges if the employer of the posted employees fails to regularise their situation within a period of 7 days (9) . The same applies to a situation of total or partial non-payment of the minimum wage to posted employees by a co-contractor, a direct or indirect subcontractor or by a co-contractor of a subcontractor. Therefore, it is now essential to determine, upstream, the French collective agreement applicable to employees posted to France, which is also often wrongly determined according to the activity of the host company, whereas it should be determined according to the actual activity of the posted employees. Let's take the example of technicians who intervene - via a service contract - to maintain the air-conditioning in the premises of a company that depends on the French SYNTEC CBA: these posted employees are not subject to the SYNTEC CBA, but to that of their real activity: the CBA of “installation companies without manufacturing, including maintenance, repair, breakdown service of aeraulic, thermal, refrigerating and related equipment of 21 January 1986”... But once this CBA has been determined, the work has only just begun... 2) Determining the classification and working time arrangements The minimum remuneration of the posted employee depends on his grade, coefficient, level, position, etc., in which he should be placed according to the CBA we have just determined, "as if" he were an employee in France: according to his job description, his work contract in the country of origin, the addendum to the work contract or the letter of assignment, he must be positioned according to the determined CBA, all of this according to his classification: executive? Supervisor? technician? employee? worker? because the collective agreements set the minimum remuneration according to the category to which these posted workers would belong if they were employed in France . But it does not stop there: the search for the applicable minimum remuneration, once the above classification has been carried out, will also depend on the working time method chosen - or imposed - for the type of employee in application of the CBA: 35 hours? 39 hours with RTT (recuperation of working time -annualization? fixed day rate? All these elements must be considered to determine the minimum hourly rate. Indeed, the division of the remuneration to obtain an hourly rate will depend on the number of hours worked as well as the method of calculation of overtime (cf: some CBA allow a remuneration including the payment of "eventual" overtime in the form of a fixed remuneration: this must be taken into account to determine the hourly rate of remuneration of reference). Once this has been done, we can finally refer to the minimum remuneration amounts indicated in the salary-boards of applicable French CBA. These amounts will serve as the basis for the comparison of wages to be reported in the SIPSI declaration. 3) The final determination of the amount of remuneration in the SIPSI Notification Once the two previous steps have been completed, the minimum remuneration to be indicated in the SIPSI notification can be determined. This is the remuneration as defined by the Labour Code (10) . As indicated by the Ministry of Labour (11) , a comparison must be made between the remuneration paid to the posted employee under the legislation applicable to the employment contract and the remuneration (minimum wage and all wage accessories provided for by the legislation and the applicable extended collective agreement, see our points above) due for the posting in France. During the posting, the remuneration of the seconded employee must be at least equal to the total amount resulting from the addition of the following elements: the basic or minimum ordinary wage or salary: this is the legal minimum wage (SMIC) or the minimum wage determined by the applicable collective agreement (in most cases) and all other benefits and accessories paid, directly or indirectly, in cash or in kind, by the employer to the employee by reason of the latter's employment. It is not intended to include reimbursements or compensation for professional expenses incurred or borne by the employee in connection with the secondment. The company or its representative wrongly indicates in the SIPSI notification a remuneration that corresponds more or less to the remuneration package determined at the time of the posting in application of the Group's internal policy divided by 35 hours/week (including CompandBen / accommodation costs / COLA / travel costs / removal bonuses / expatriation bonus, etc.) without seeking to determine the elements that make up the salary within the meaning of the 2018 Directive and in application of the criteria analysed above (working time arrangements, classification, etc.) It is much more complex than that! The determination of the elements included (or not) in the salary elements and salary accessories within the meaning of the 2018 Directive is totally different from the one determined by the companies in their remuneration setting policy at the time of posting, inevitably leading to risky requalification’s and requests for recalculation of salaries followed by an additional monetary payment to be borne by the employer or the host company if the employer does not meet its obligations, in particular in comparison with the minimum reference salary from the applicable CCN. This can therefore be very costly for companies that send their employees to France, but also for those that host them under the principle of co-responsibility. We can assist you in finding the minimum wage and setting the hourly rate in the SIPSI notification. Contact us now! (1) Article L1262-4 al 8 of the Labour Code, in force since 30 July 2020. "Remuneration within the meaning of Article L. 3221-3, payment of wages, including increases for overtime" (2) Article R. 1263-4-1 and R. 1263-6-1 of the Labour Code (3) Article L1262-2-1 of the Labour Code (4) Article L. 1262-4 of the Labour Code (5) Article R. 1261-2 of the Labour Code (6) Foreign companies already registered with the SFE (ex-CNFE / national centre for foreign companies) for the payment of payroll taxes (7) Provisions of the CBA that have not been previously "extended" to the level of the Branch could be deemed not to be applicable, cqfd (8) Articles L1262-4-3, R1263-15 and following of the Labour Code (9) Article L. 1262-4-3 of the Labour Code (10) Article L. 3221-3 of the Labour Code (11) Ministerial Instruction, January 19th, 2021
Tout salarié détaché vers la France bénéficie d’une égalité de traitement issue d’un « noyau dur » de dispositions en droit du travail dont spécifiquement la rémunération minimale devant lui être versée pendant la durée du séjour (1). Cette rémunération est déclarée via la déclaration préalable de détachement « DPD » sur le site SIPSI du Ministère - souvent appelée « notification SIPSI » ou « déclaration SIPSI » (2) . Cette déclaration obligatoire dans le cadre du détachement transnational de salariés (3) comprend en effet une rubrique « taux de rémunération horaire brut appliqué pendant le détachement (€) » que l’employeur ou son mandataire (si la déclaration SIPSI a été confiée à une tierce personne) doit impérativement indiquer sur chaque déclaration de détachement. Comment définir ce « taux de rémunération horaire brut appliqué pendant le détachement (€) » ? Afin de tordre le cou à plusieurs idées reçues, « non », le SMIC et pas davantage les modalités du calcul des 35 heures ne sont des références systématiquement applicables à la détermination de ce fameux taux ! C’est en effet beaucoup plus complexe que cela ! Ici, on vous explique tout ! Comment se calcule la rémunération ? La Convention Collective joue -telle un rôle dans la fixation de la rémunération ? Y-a-t-il un lien avec la modalité du temps de travail ? La réponse doit se faire en plusieurs temps : 1) La détermination de la Convention Collective française applicable aux détachés Pour commencer, avant de calculer et d'indiquer le taux horaire "réel" de la rémunération, il faut déjà savoir quel est le salaire minimal auquel se référer, afin de pouvoir faire la comparaison de compliance nécessaire. Même si le contrat de travail des salariés détachés en France n’est en principe pas régi par le droit du travail français, en revanche certaines dispositions législatives, réglementaires, administratives ou conventionnelles du droit du travail leur sont applicables et ce, afin de leur conférer une protection minimale. Il s’agit notamment des dispositions des conventions collectives étendues (4) , qui correspondent à l’activité du salarié détaché dans le cadre de sa prestation en France (5) . Ainsi l’activité de référence du salarié détaché en France peut être différente de celle déclarée par l’employeur pour adhérer à une convention collective dans son pays d’origine…… Avec plusieurs centaines de conventions collectives existantes en France, l’exercice de détermination de la CCN applicable devient donc de prime abord relativement périlleux : L’entreprise étrangère a-t-elle déjà été enregistrée en France ? dispose t’elle d’un code NAF qui pourrait être liée à une CCN ? (6) Le tout doublé de l’interrogation à la branche d’activité ? (7) C’est un véritable casse-tête auquel l’employeur - et l’entreprise d’accueil dans le cadre de son obligation de vigilance - est confronté… Indiquer le SMIC horaire sur la déclaration SIPSI pourrait conduire, en cas de contrôle, à un recalcul des salaires et des majorations pour heures supplémentaires et déclencher la coresponsabilité de l’entreprise d’accueil sur les sommes à verser. En effet, l’entreprise d’accueil ne saurait ignorer son obligation de vigilance et son devoir de diligence dans le cadre du détachement, c’est-à-dire s’assurer que son cocontractant s’est acquitté de ses propres obligations: Si cette obligation n’implique pas que le donneur d’ordre procède à une vérification approfondie de l’intégralité des données inscrites dans la déclaration SIPSI, une entreprise d’accueil qui recevrait sans réagir une déclaration de détachement manifestement incomplète ou erronée sur des aspects qu’il ne peut ignorer, pourrait être sanctionné pour non-respect de son obligation de vigilance… sous le risque de voir sa responsabilité engagée au titre de la solidarité financière (8) . En effet, le non-paiement total ou partiel du salaire minimum légal ou conventionnel des salariés détachés, expose le donneur d’ordre (ou le maître d’ouvrage) solidairement au paiement non seulement des salaires, mais des indemnités et charges afférentes en cas de non-régularisation leur situation par l’employeur des salariés détachés dans un délai de 7 jours (9) . Idem pour une situation de non-paiement total ou partiel du salaire minimum aux salariés détachés par un cocontractant, un sous-traitant direct ou indirect ou par un cocontractant d’un sous-traitant. C’est pour cette raison qu’il est désormais primordial de déterminer, en amont, la convention collective française qui est applicable aux salariés détachés vers la France, qui est également souvent à tort, déterminée en fonction de l’activité de l’entreprise d’accueil, alors qu’elle doit l’être en fonction de l’activité réelle des salariés détachés. Prenons l’exemple des techniciens qui interviennent - via un contrat de prestation - pour entretenir la climatisation dans les locaux d’une société qui dépend de la CCN SYNTEC : ces salariés détachés ne sont pas soumis à la CCN SYNTEC, mais à celle de leur activité réelle : la CCN des entreprises d'installation sans fabrication, y compris entretien, réparation, dépannage de matériel aéraulique, thermique, frigorifique et connexes du 21 janvier 1986… Mais une fois cette CCN déterminée, le travail d’orfèvre ne fait que commencer… 2) La détermination de la classification et de la modalité du temps de travail La rémunération minimale du salarié détaché dépend de son grade, coefficient, niveau, position… dans laquelle il devrait se situer au regard de la CCN qu’on vient de déterminer, « comme si » il était salarié en France : en fonction de sa fiche de poste, de son contrat de travail dans le pays d’origine, de l’avenant au contrat de travail ou de la lettre de détachement, il faut le positionner en vertu de la CCN déterminée, le tout en fonction de sa classification : Cadre ? ETAM ? technicien ? employé ? ouvrier ? car les conventions collectives fixent les rémunérations minimales en fonction de la catégorie à laquelle appartiendraient ces détachés s’ils étaient salariés en France. Mais cela ne s’arrête pas là : La recherche de la rémunération minimale applicable, une fois la classification ci-dessus effectuée, va également dépendre de la modalité du temps de travail choisi -ou imposé- pour le type de salarié en application de la CCN : 35 heures ? 39h avec RTT (annualisation) ? forfait jour ?? Tous ces éléments doivent être pris en compte pour pouvoir déterminer le taux horaire minimal. En effet, la division de la rémunération pour obtenir un taux horaire dépendra du nombre d’heures travaillées ainsi que la modalité du calcul des heures supplémentaires (cf : certaines CCN permettent une rémunération incluant le paiement des « éventuelles » heures supplémentaires sous forme de forfait de rémunération : il faut le prendre en compte pour déterminer le taux de rémunération horaire de référence). Ceci accompli, on peut enfin se référer aux montants des rémunération minimales indiquées dans la convention collective applicable. Ce seront ces montants qui serviront de base à la comparaison des salaires à indiquer dans la déclaration SIPSI. 3) La fixation finale du montant de la rémunération dans la déclaration SIPSI : Une fois les deux étapes précédentes effectuées, on peut déterminer la rémunération minimale à indiquer dans la déclaration SIPSI. Il s’agit de la rémunération au sens du Code du Travail (9) . Comme nous l’indique Le ministère du Travail (10) , une comparaison doit être opérée entre la rémunération versée au salarié détaché au titre de la législation applicable au contrat de travail et la rémunération (salaire minimum et ensemble des accessoires de salaire prévus par la législation et la convention collective étendue applicable, cf nos points ci-dessus abordés) due au titre du détachement en France. Pendant le détachement, la rémunération du salarié détaché doit être au moins égale au montant total résultant de l’addition des éléments suivants : le salaire ou traitement ordinaire de base ou minimum : il s’agit du salaire minimum légal (SMIC) ou du salaire minimum déterminé par la convention collective applicable (la plupart des cas) et tous les autres avantages et accessoires payés , directement ou indirectement, en espèces ou en nature, par l'employeur au salarié en raison de l'emploi de ce dernier. Elle n’a pas vocation à comprendre des remboursements ou indemnisation de frais professionnels engagés ou supportés par le salarié à l’occasion du détachement. C’est à mauvais escient que l’entreprise ou son mandataire indique dans la déclaration SIPSI une rémunération qui correspondrait plus ou moins à l’enveloppe de rémunération déterminée au moment du détachement en application de la politique interne du Groupe divisé par 35 heures / semaine (CompandBen inclus / frais de logement / COLA / frais de déplacements / primes de déménagement / prime d’expatriation…) sans chercher à déterminer les éléments constitutifs du salaire au sens de la Directive de 2018 et en application des critères analysés ci-dessus (modalités du temps de travail, classification…) C’est beaucoup plus complexe que cela ! La détermination des éléments compris (ou non) dans les éléments de salaires et des accessoires de salaires au sens de la Directive de 2018 est totalement différente de celle déterminée par les entreprises dans leur politique de fixation de rémunération lors du détachement, conduisant inévitablement à des requalifications risquées et à des demandes de re-calcul de salaires suivies d’un versement monétaire complémentaire à la charge de l’employeur ou de l’entreprise d’accueil si l’employeur ne satisfait pas à ses obligations, notamment en comparaison avec le salaire minimal de référence issu de la CCN applicable. Cela peut donc couter très cher aux entreprises qui envoient leurs salariés en France mais également à celles qui les accueillent en vertu du principe de coresponsabilité. Nous vous accompagnons dans ce travail de recherche de rémunération minimale et de fixation du taux horaire dans la notification SIPSI. Contactez-nous vite ! (1) Article L1262-4 alinéa 8 du Code du Travail, en vigueur depuis le 30 juillet 2020, « Rémunération au sens de l'article L. 3221-3, paiement du salaire, y compris les majorations pour les heures supplémentaires » (2) Articles R. 1263-4-1 et R. 1263-6-1 du Code du travail (3) Article L1262-2-1 du Code du Travail (4) Article L. 1262-4 du Code du travail précité (5) Article R. 1261-2 du Code du travail (6) Entreprises étrangères déjà été enregistrées au SFI (Service des Firmes Etrangères, ex-CNFE) pour le paiement des charges salariales (7) Les dispositions de la CCN qui n’ont pas été, au préalable, « étendues » au niveau de la Branche pourraient être réputées non applicables, cqfd (8) Articles L1262-4-3, R1263-15 et suivants du Code du Travail (9) Article L. 1262-4-3 du Code du travail (10) Article L. 3221-3 du code du travail (11) Instruction ministérielle du 19 janvier 2021